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Aménagement de bureau en open space


ADP Group - 22 février 2021 - 0 comments

Le concept de l’Open Space est apparu à la fin des années 50 mais ne s’est démocratisé en France qu’à partir des années 80. Le principe de base est d’optimiser au maximum la superficie utile en détruisant les cloisons pour avoir des bureaux dans un espace ouvert, où tout le monde peut se voir. Un aménagement de bureau en Open Space nécessite cependant quelques précautions pour le bien-être et la concentration des employés, avec des choix judicieux à prendre concernant les axes de circulations et les endroits de discussions.

Zoom sur des exemples d’aménagement de bureau en Open Space que notre entreprise peut vous proposer pour répondre aux défis de la productivité et du bien-être au travail.

 

1. Aménager son Open Space pour ne pas pénaliser les employés

Un aménagement de bureau en Open Space doit prendre en compte l’intimité des employés et limiter au maximum les nuisances comme le bruit, la circulation et les possibles distractions involontaires. Si les employés étaient habitués à avoir un bureau propre avec la possibilité d’avoir une véritable pièce à soi, l’Open Space chamboule un peu ce concept sans pour autant détruire l’intimité.

Respecter les normes relatives à l’Open Space

Avant de procéder à un aménagement de bureau en Open Space, mieux vaut s’assurer que les normes soient respectées en termes d’agencement et d’occupation. Notre entreprise respecte scrupuleusement la norme NF X 35-102 dont les principales recommandations sont d’avoir un espace de 10 m² pour 1 personne seule, 11 m² par personne dans un bureau collectif et 15 m² par personne dans un espace collectif qui sera jugé bruyant (communications téléphoniques, téléconférence…).

Dans le cadre d’un bureau collectif, il est recommandé de ne pas dépasser 5 personnes avec, de préférence, des profils appartenant à la même équipe (objectifs communs, management identique…). Lors d’un aménagement de bureau en Open Space, nous nous assurons de garder une certaine cohésion.

Il y a plusieurs façons de créer un Open Space en fonction de la configuration des pièces, de la superficie et de la luminosité naturelle au travers des fenêtres. Pour un confort optimal, le respect de ces règles de base est essentiel pour ne pas offusquer les employés parfois réticents au changement. Dans la mesure du possible, notre entreprise tient compte des doléances de tout un chacun pour faire adhérer le maximum de votre personnel à cette transformation Open Space.

Identifier le sens optimal de circulation et créer des points repos ou discussion

C’est l’un des challenges les plus importants dans un Open Space : identifier les sens de circulation et faire en sorte que les va-et-vient ne pénalisent pas la concentration des employés. En détruisant les cloisons et en réagençant les espaces, notre entreprise identifie les différents accès, les accès de secours et les coins détente ou salles de réunion pour déterminer les axes de circulation et poser les éventuelles cloisons amovibles ou décorations cache-vues pour minimiser la déconcentration causée par les passages.

L’aménagement de bureau en Open Space doit tenir compte des éventuelles nuisances du fait des passages et du potentiel manque de discipline de quelques employés indélicats. Le mieux est donc d’éviter de coller les bureaux à proximité immédiate de ces passages et de jouer sur le mobilier ou la décoration pour maintenir une certaine quiétude sur les espaces de travail.

 

2. Les tendances actuelles concernant l’Open Space

Si l’Open Space est désormais une pratique courante depuis des décennies, quelques tendances sont observées en termes d’ameublement et d’agencement. Ces tendances suivent une certaine mode qui vient pour l’essentiel de l’autre côté de l’Atlantique, avec des meubles épurés, un style parfois industriel et des équipements simples mais qui apportent le maximum d’utilité.

Exemple de l’ambiance Industrielle-Factory

L’ameublement

Dans le cadre d’un aménagement de bureau en Open Space, quelques bonnes pratiques sont à respecter pour optimiser l’espace et faire en sorte à ce que chaque employé puisse avoir son propre espace vital. La modularité et la simplicité sont deux facteurs clé de succès pour une transformation réussie. Ainsi, l’utilisation de bureaux aux formes simples, de préférence rectangulaires, est privilégiée. Pour donner le maximum d’espace de travail pour les employés, notre entreprise vous préconisera des bureaux compacts creusés, conçus pour exploiter le moindre espace utile.

Concernant les rangements, l’utilisation de caissons mobiles est également à privilégier. Ces meubles sont peu encombrants et très simples à déplacer grâce à leurs roulettes. Ne pas oublier également les porte manteaux, si possible modernes, de style industriel qui colle bien avec l’esprit Open Space.

L’agencement

Dans le cadre de l’aménagement de bureau en Open Space, ne pas oublier l’agencement. Cela passe notamment par la création d’espace de détente et de discussion, si possible isolés du reste de l’Open Space pour ne pas gêner les employés. Ne pas oublier également de garder quelques salles fermées pour les réunions, indispensables lorsque l’on reçoit des clients ou des partenaires.

Cabine FLEXMEET


Balançoire informelle


Alcôve DESIGN BOX

 

 

 

 

 

 

 

 

L’agencement doit aussi prendre en compte les différentes sorties de secours avec un plan détaillé pour tout ce qui est évacuation en cas d’incendie. Des normes strictes sont à respecter et notre entreprise peut fournir tous les conseils et toutes les bonnes pratiques pour respecter les consignes nécessaires aux employés en cas de demande d’évacuation en cas d’un sinistre.

Le design optimal pour un Open Space

Enfin, l’aménagement de bureau en Open Space passe par des choix judicieux des meubles et des luminaires en fonction de leur design, mais aussi de toute la décoration nécessaire pour transformer le lieu en espace de vie agréable. Investir dans des plantes d’intérieur ou des objets décoratifs permettra de mieux cimenter la cohésion du personnel qui, à tort ou à raison, appréhende de travailler en Open Space.

Également, si la superficie est suffisamment grande pour prévoir ce type d’équipements, il est bon de dresser un espace détente pour les employés, notamment pour la pause du midi. Cet espace détente peut contenir un coin repas (table, chaises, four à micro-ondes…), un distributeur à café, un coin vaisselle, et potentiellement un jeu comme un baby-foot pour les employés les plus jeunes. Réaménager ses bureaux pour faire de l’Open Space doit être aussi l’occasion de rendre les espaces bien plus agréables, mettant l’accent sur la modernité, le bien-être et la cohésion des équipes.

3. Les avantages de l’Open Space pour les entreprises

Un aménagement de bureau en Open Space n’est pas qu’un effet de mode. Ce type d’aménagement présente de nombreux avantages pour les entreprises. Si certains employés estiment que l’Open Space peut être source de stress à cause du bruit et de la perte d’intimité, un agencement optimal permet d’atténuer tous ces désagréments.

L’optimisation de la superficie

En France, de nombreux salariés travaillent en open space car, pour les entreprises, cela représente un gain de place considérable. A la clé, de nombreuses économies sont réalisées et le personnel a plus tendance à vouloir communiquer, renforçant la cohésion des équipes. Si une certaine perte d’intimité est observée avec quelques désagréments, l’aménagement de bureau en Open Space est globalement un bienfait pour l’entreprise, son fonctionnement et ses performances. Il est cependant toujours bon de préserver quelques bureaux clos pour les dirigeants.

Avec l’augmentation du prix de la location des bureaux, notamment dans les grandes villes, l’Open Space permet d’optimiser au maximum les espaces et de limiter la réservation d’étages couteux pour les finances d’une entreprise. À cela s’ajoute nettement plus de clarté dans les locaux, une meilleure circulation de l’air et une limitation des entretiens. Des entreprises spécialisées dans le ménage ou l’entretien des sols proposent généralement des prix plus attractifs pour les configurations en Open Space.

Enfin, il faut tenir compte de la luminosité naturelle offerte par les fenêtres. En cas de manque d’ouverture vers l’extérieur, il est bon d’investir dans de l’éclairage qui diffuse de la lumière douce similaire à celle de l’extérieur pour éviter la sensation de renfermement que peuvent ressentir certains employés.

La communication entre les employés

Comme indiqué dans le chapitre précédent, l’aménagement de bureau en Open Space favorise la communication entre les employés. Les membres d’équipe sont plus enclins à poser les questions en cas de doute ou de difficulté. Les équipes se voient renforcées, soudant les différents membres autour d’objectifs communs.

À l’heure où le télétravail devient de plus en plus courant du fait de la crise sanitaire et de l’impossibilité de certains employés d’accéder à leur bureau, l’Open Space reste plus que jamais une configuration la plus appréciée pour maintenir la cohésion d’équipe et limiter les effets de l’isolement. D’autant plus qu’un Open Space parfaitement configuré permettra de créer de véritables espaces de vie pour les employés, jouant de manière bénéfique sur leur moral et, indirectement, sur leur efficacité au travail.

La création d’un bureau en Open Space est, contrairement aux idées reçues, bénéfique pour les employés à condition de bien respecter certains critères et de ne pas surcharger les espaces. Ces Open Spaces peuvent améliorer la cohésion et maximiser l’efficacité de tout un chacun en jouant sur la décoration et les accessoires. Pour plus d’information sur comment effectuer un aménagement de bureau en Open Space réussi, n’hésitez pas à nous contacter afin de vous donner les différents scénarios qui s’offrent à votre entreprise.

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