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Flex Office : tout savoir sur la dernière tendance


ADP Group - 18 mars 2021 - 0 comments

Vous souhaitez revoir l’aménagement de vos bureaux mais ne savez pas pour quel agencement opter ? ADP Group vous en dit plus sur : Le Flex Office.

Au fil des années, la façon de travailler n’a eu de cesse d’évoluer en fonction des besoins des salariés et de l’activité exercée. Les entreprises de toutes tailles ont dû prendre en compte cette évolution pour proposer un agencement de leurs locaux au plus proche de leurs collaborateurs, mais également le plus cohérent quant à l’utilisation de l’espace.

 

Les types d’agencement de bureau les plus utilisés

agencement de bureau de travail

Les bureaux individuels

Les bureaux individuels sont des espaces dédiés à un ou plusieurs salariés. Ces espaces ont vocation à être attitrés et sont généralement fermés pour assurer la confidentialité des dossiers ou des informations traitées.

Bureaux open space couleurs epurées

Les Open Space

Par Open Space, comprenez, espaces ouverts. Ces espaces à la différence des bureaux individuels, permettent à plusieurs salariés de travailler dans un même espace sans aucune séparation.

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Le Coworking

Le Coworking est un espace de travail partagé qui permet de favoriser l’échange et l’ouverture d’esprit.

Et enfin, la dernière tendance : le Flex Office.

 

Mais, le Flex Office : En bref, qu’est-ce-que c’est ?

Un agencement spécifique en fonction des usages :

En règle générale, dans le cadre d’un agencement classique, les employés travaillent à un poste déterminé et fixe.

Le Flex Office, est une tendance d’aménagement différente qui met en avant une utilisation du poste de travail par fonction d’utilisation. Comprenez que le Flex Office vous permet : d’aménager différents espaces en les optimisant au mieux pour la réalisation de certaines tâches spécifiques.

Ainsi, pour une salle de réunions, vous favoriserez un aménagement adapté en rendant cet espace connecté pour faciliter les échanges et les transmissions de documents.

Dans le cas d’une activité de démarchage téléphonique, vous agencerez un espace qui aura les caractéristiques d’être équipé en matériels informatiques et téléphoniques nécessaires à la bonne réalisation de cette mission, des cloisons permettant de ne pas engendrer de bruits ni de gêne pour les espaces voisins.

Concrètement, les espaces de travail en Flex Office permettent aux salariés de travailler dans des conditions optimales.

 

Le Flex Office : En pratique ça donne quoi ?

Pour adhérer au concept de Flex Office, vos équipiers, ont besoin d’un espace personnel sécurisé dans lequel entreposer leurs effets personnels durant la journée et également en fin de journée.

Dans la pratique, chaque employé dispose d’un espace de rangement personnel dans lequel il pourra entreposer son ordinateur ou son petit matériel. De cette manière, en arrivant au travail, il récupère les objets dont il a besoin dans son casier puis il prend place dans l’espace de travail qui correspond à la tâche qu’il doit effectuer, en fonction de son planning.

 

Le Flex Office : Les avantages

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Vue 3D réalisée par la Fabrik by ADP Group

Un stress réduit lié au côté pratique

Le Flex Office assure à vos salariés d’alléger leur stress et de se consacrer uniquement à la tâche qu’ils doivent effectuer.

En effet, le matériel ne quittant jamais les locaux de l’entreprise, cela évite les oublis et enlève un fardeau pour de nombreux employés déjà en surcharge de travail. De nombreuses grandes entreprises ont opté pour le Flex Office et ont ainsi pu constater que leurs employés étaient plus productifs car moins oppressés.

L’agencement idéal pour la mise en place du télétravail dans votre entreprise

Avec un agencement de vos locaux en Flex Office, la mise en place de télétravail auprès de vos équipes sera facilité. Vous pourrez ainsi élaborer un planning avec les salariés en présentiels et ceux en télétravail et ainsi respecter le protocole imposé dans le cadre de la crise sanitaire actuelle.

Une flexibilité de l’espace, pour une optimisation du travail

Le Flex Office c’est aussi un espace de travail adapté à la bonne réalisation des tâches de vos employés. Flexible, cet espace leur permet de choisir librement la zone dans laquelle ils se sentent le mieux pour travailler dans les meilleurs conditions.

La réduction des coûts

En optant pour le Flex Office, cela réduit significativement le nombre de postes de travail utilisés ainsi que la surface occupée par vos salariés au sein de votre entreprise. Cette réduction a donc également, un effet direct sur vos charges budgétaires.

Flex Office : le guide

Guide du Flex Office

Le Flex Office : Les inconvénients

Le Flex Office est devenu un agencement tendance car il dénombre un grand nombre d’avantages. Toutefois, il est important de prendre en compte que le Flex Office est un type d’agencement qui peut bousculer vos équipiers.

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Par la mise en place d’une organisation plus stricte

Afin d’éviter le manque d’espaces disponibles, il est impératif que vous fassiez preuve de rigueur dans votre organisation afin de permettre à l’ensemble de vos équipes de travailler dans de meilleurs conditions possible et ce de façon sereine.

Vous l’aurez compris, la mise en place d’un Flex Office est facile et libre mais doit être gérée avec minutie pour éviter toute déconvenue auprès de vos salariés. Afin d’éviter de mauvaises surprises, il est donc impératif que vous estimiez votre taux d’occupation au plus juste pour éviter les espaces de travail vides ou à l’inverse une suroccupation.

Par le manque de personnalisation

Même si ils sont nombreux à adhérer à ce concept d’espace de travail, innovant, certains salariés, apprécient apporter une petite touche personnelle à leur espace de travail, ils peuvent ainsi faire part de leur déception quant à un manque de personnalité de leur espace de travail. Cela peut être réglé en leur permettant de personnaliser leurs casiers attitrés.

Le Flex Office : Techniquement

Techniquement, le Flex Office vous permet d’adapter vos espaces à vos effectifs réels et ainsi diminuer vos charges d’entreprise.
Très facile à mettre en place, cette méthode d’aménagement, s’adapte à des entreprises de petites, moyennes et grandes tailles.

De plus, afin de se conformer aux protocoles imposés suite à la crise sanitaire actuelle, le Flex Office, a su faire ses preuves auprès de nombreuses entreprises et a contribué à faciliter la mise en place de télétravail dans certains secteurs d’activités.

 

AMB PIEDIND AL’arrivée du Flex Office signe-t-elle la fin des bureaux individuels attitrés ?

Le monde du travail est en évolution constante et les modes de travail également.

Les entreprises n’ont plus les mêmes besoins et aspirent à être plus productives afin de rester compétitives face à une concurrence de plus en plus présente et afin d’atteindre leurs objectifs professionnels.

D’autre part, les obligations des entreprises envers leurs salariés ont également bousculées la vision de celles-ci. D’ailleurs, plus attentifs, les dirigeants de petites ou grandes entreprises, ont compris que des employés dont le cadre de travail est plaisant et fonctionnel sont plus productifs.

Le Flex Office ne signe pas la fin des bureaux individuels mais signe plutôt une évolution certaine dans la manière de concevoir un espace de travail pour qu’il soit ergonomique et agréable.

Il y a fort à parier que d’ici quelques années, la mise en place d’un Flex Office sera courante car il répond à tous les critères du point de vue des dirigeants d’entreprises mais également de celui des salariés en manque de bien-être.

 

Le Flex Office : Le meilleur agencement de bureaux pour créer de vrais espaces avec une thématique ?

Avec Le Flex Office, repensez chaque espace pour permettre à vos employés de gagner en bien-être.

  • Espace de pause fonctionnel pour permettre à l’ensemble de vos équipes de se restaurer sur l’ensemble de la journée;
  • Salle récréative aménagée pour permettre à vos employés de se détendre;
  • Salles de réunions pour favoriser les échanges de vos équipes et vos prises de décisions;
  • Etc…

Peu importe les espaces que vous souhaitez créer, le Flex Office facilite cette création.

Afin de réaliser des espaces ayant du caractère et qui stimulent vos collaborateurs, il est nécessaire de sélectionner le mobilier adapté au thème de votre pièce et de choisir une couleur adaptée à celui-ci.

Ainsi, un mobilier ergonomique et agréable et des tons clairs et apaisants seront plus adaptés pour un espace de pause tandis que des couleurs plus vives et dynamiques seront attribuées à des espaces créatifs ou des espaces d’accueil.

Un aménagement en Flex Office, c’est avant tout plus de liberté pour l’organisation de vos locaux mais c’est surtout l’assurance de créer des espaces dans lesquels vos équipes se sentent bien.

Faire le choix d’une organisation flexible avec le Flex Office est donc doublement payant car cela vous permet : d’offrir un meilleur cadre de travail à vos salariés tout en libérant leur créativité.

L’agencement flexible est donc du gagnant-gagnant.

 

Le Flex Office : Une aide précieuse durant la crise sanitaire :

La crise sanitaire de la Covid-19 pousse les entreprises à revoir leur agencement afin de limiter les interactions tout en conservant un cadre de travail attractif.

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Le télétravail facilité par le Flex Office

Afin d’y parvenir, il est souvent nécessaire de réduire le nombre de postes ou de créer de nouveaux espaces pouvant accueillir les salariés de façon alternée.

Le Flex Office est plus que jamais la solution idéale pour vous permettre de concevoir des bureaux sécurisés, adaptés et dans lesquels il fait bon vivre.

Véritable assistant organisationnel, cet agencement facilite votre prise de décision et la mise en place du télétravail.

Avec cette organisation, vous pourrez ainsi facilement :

  • Définir le nombre de salariés que vous pouvez accueillir en présentiel (au sein de votre entreprise),
  • Déterminer le nombre de salariés pouvant être affectés au télétravail (quand cela est possible),
  • Mettre en place un planning précis et adapté aux tâches à réalisées.

De plus, la mise en place d’espaces en Flex Office durant la situation sanitaire actuelle vous permettra :

  • De réduire votre taux d’occupation et par la même occasion vos frais de gestion (électricité, chauffage…),
  • De permettre aux salariés qui le veulent de télétravailler afin d’adapter leur emploi du temps à leurs besoins (par exemple : des personnes ayant des problèmes de santé ou ayant à charge une personne malade, des parents souhaitant travailler à la maison le mercredi et ainsi limiter leurs frais de garde, etc…).

Réel atout, le Flex Office facilite la gestion de vos salariés en cette période de pandémie afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

 

Tentez l’expérience du Flex Office avec ADP Group.

ADP Group s’est avant tout une équipe d’experts à vos côtés de l’idée à la conception de votre projet.
Parce que nous savons que votre entreprise évolue, nous vous proposons les meilleurs aménagements afin que vous puissiez concevoir le ou les espaces qui correspondent à l’image de votre entreprise et ce tout en respectant :

  • Les contraintes humaines (nombre de salariés accueillis simultanément),
  • Les contraintes sanitaires (respect des distanciations sociales entre vos collaborateurs afin d’assurer leur sécurité en toute sérénité),
  • Les contraintes de vos locaux (utilisation de vos espaces de façon optimisée).

Vous souhaitez être recontacté par notre équipe ? Un conseiller vous recontacte en moins de 1 minutes et vous aide à définir vos besoins réels.

Profitez de notre audit gratuit et libérez la créativité de vos collaborateurs en leur offrant un espace dynamique et inspirant.

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